Usted ya ha investigado el tema, analizado sus datos, organizado su información y preparado sus ayudas visuales. Ha hecho varias prácticas mentales de su presentación e idealmente ha presentado ante sus colegas o el espejo. Está sobre la tarima mirando a su audiencia, la conclusión de mucha preparación. Llegó el momento. Comienza la presentación.
Hace el primer contacto con su audiencia. Siente la tensión, pero luego de un minuto (que parece ser eterno) comienza a fluir su presentación. Siente mayor comodidad. La situación está mejorando.
Ha compartido sus primeros 5 minutos de contenido, cuando aparece la primera mano alzada. ¿Qué es esto? Podría ser una pregunta, un comentario o… Usted interrumpe su presentación para reconocer al miembro de su audiencia. Escucha tensamente. Su mente es un diluvio de preocupación y duda: ¿Qué me va a preguntar? ¿Por qué me interrumpe? ¿Será que no me expresé claramente? ¿Cómo regreso a mi contenido y al flujo que había logrado? ¿Será que esta pregunta invitará otras? ¿Es positivo o negativo? ¿Debo decirle a la audiencia que espere hasta el final para intervenir?
Escucha la pregunta, responde y cautelosamente sigue adelante.
Finalizada su presentación, es capaz de tomar preguntas… Bueno, supuestamente.
Puede preparar, practicar y exponer una buena presentación. Lo que es imposible prever por completo son las preguntas que lanzará su audiencia, en el transcurso o al final de su presentación. Peor aún, es imposible predecir el tono y la intención de sus intervenciones.
Por ejemplo, podrán enunciar la frase: “Su recomendación me preocupa; ¿Cómo cree que funcionará?” o podrán objetar agresivamente, al decir: “Su recomendación es ridícula; ¡no funcionará!” ¿Cómo logramos manejar esta situación? Un momento que considero uno de los más vulnerables de nuestras vidas.
Al presentar, estamos solos sobre una isla. Nuestro público está atacando. Debemos evitar resultar heridos de forma diestra y estratégica. Una excelente sesión de preguntas, marca una excelente presentación. Al tropezar, congelarse, mostrar debilidad o reaccionar, corre el riesgo de sufrir una humillación profesional que nunca olvidará.
No existe un antídoto perfecto al veneno de las intervenciones. Afortunadamente, existen técnicas probadas que le ayudarán ante cualquier audiencia:
Prepárese: La preparación es insustituible. Practique y consulte con sus colegas para aproximar posibles preguntas, ataques y puntos débiles. Sugiero que anote las posibles preguntas con sus respuestas. Al haber escrito esta parte, sentirá la seguridad y confianza de una buena preparación; además recordará mejor su respuesta cuando le toque esa pregunta.
Repita/Parafrasee la Pregunta: Esta técnica es excepcional. Luego de escuchar la pregunta, usted la resume para la audiencia. Esto garantiza que todos podrán escuchar la pregunta y le provee a usted el tiempo para pensar en su respuesta.
Por ejemplo, si le preguntan:
“Esto representa una gran inversión, ¿Cuánto tiempo pasará antes de que percibamos un retorno?”
Escucha y parafrasea, “¿Cuándo esperamos generar un retorno sobre la inversión?”
En caso de un ataque, la persona podría decir, “¡Su idea es ridícula, nunca funcionará!”
Escucha (absorbe el golpe) y parafrasea, “¿Funcionará nuestra idea?” Parafrasear ayuda a disipar la emoción del ataque y lo postula como una pregunta que es más fácil de responder.
A través de esta técnica, gana más segundos para pensar, formular la respuesta y exponerla con confianza y seguridad.
Manejar preguntas nunca es fácil. Nuestras técnicas y estrategias han ayudado a miles de presentadores lograr el éxito al lidiar con este momento vulnerable.
Comparta sus preguntas, preocupaciones o anécdotas relacionadas al manejo de preguntas, vía los comentarios, Twitter o Facebook.